Assistante de direction

Aperçu du poste

Emplacement

Mohammedia, Casablanca-Settat

Type d'emploi

CDI

date postée

il y a 8 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

1056390

Vues

463

Description de l'emploi

Haladjian Maroc est un acteur clé dans le secteur des Travaux Publics et de l'Industrie, qui accompagne ses clients au quotidien, avec des produits de qualité éprouvée et une offre étendue de services associés.
S’appuyant sur des marques reconnues, comme Esco®, Berco®, Goodyear®, Kennametal®, Epiroc®… Haladjian Maroc met à disposition de ses clients toute la richesse de son offre produits, pour répondre à chacun de leurs besoins.

L’assistante de direction est la personne de confiance de la Direction Générale. Ainsi la Direction Générale peut se décharger de toutes les tâches ou préoccupations administratives du quotidien et gagner en temps et en efficacité. L’assistante de direction est chargée d’accompagner l’équipe de Direction dans l’organisation des emplois du temps ainsi que celle des membres du comité de direction, dans la tenue des affaires courantes, dans le traitement du courrier et des appels téléphoniques. Elle filtre les informations et escalade les sujets les plus critiques à la Direction générale, le reste étant directement géré par elle avec les personnes concernées. Elle agit comme facilitateur et interface entre la Direction Générale et les équipes. Elle supervise 2 à 3 collaborateurs qui travaillent pour l’ensemble du Groupe.

Les principales missions de l’Assistante de Direction sont :

Accueil:

- L’accueil physique et téléphonique des visiteurs, des clients et partenaires du Groupe Haladjian,
- La prise de note et la restitution des messages laissés par nos clients, fournisseurs, partenaires à l’attention des membres du comité de Direction
- La coordination avec le service RH des entrées et des sorties de personnel
- La gestion et le tri du courrier

Organisation:

- La gestion de l’emploi du temps de la Direction Générale et des membres du Comité de Direction (prise de rendez-vous, déplacement, réunions, envoie de l’invitation, confirmation de la présence la veille du rendez-vous, prise de note, envoie de l’agenda, etc)
- L’organisation de réunions avec les tiers et avec les employés du Groupe Haladjian
- La gestion de la communication interne au sein de l’entreprise (ex arrivée de nouveaux collaborateurs)
- L’organisation d’événements internes et externes (formations, réceptions, réunions, séminaires, team building)
- La préparation des parapheurs et liste de documents à valider et à signer par la Direction Générale
- La supervision des taches et priorités des coursiers et de la femme de ménage
- La gestion des urgences

Documentation:

- La collecte, le classement, la sauvegarde informatique (scan) et l’archivage des documents qui passent entre les mains de la Direction Générale comme les contrats avec des fournisseurs et des tiers, les dossiers importants
- Le suivi des contrats, conventions en lien direct avec la Direction Générale
- La coordination de l’archivage des données de la filiale en étroite collaboration avec les autres départements tels que la finance,
- Gestion des relations avec les parties prenantes

Présentation et rédaction:

- La rédaction d’emails en français et en anglais pour le compte de la Direction Générale
- La rédaction et consolidation de compte rendus de réunion à destination de la Direction Générale
- La préparation de dossiers et de présentations,
- Le suivi des plans d’action définis en comité de direction ou par la Direction générale avec les collaborateurs de la filiale ou les tiers
- Le suivi des projets à la demande de la Direction Générale dans les délais impartis

Déplacements:

- L’organisation des déplacements, la réservation des billets d’avion et des hôtels et des restaurants
- La préparation des demandes de devise et de restitution des devises
- La préparation des notes de frais pour l’ensemble des membres du Comité de Direction

Gestion des dépenses:

- La préparation des demandes de fond pour la Direction Générale, la collecte des justificatifs et de la monnaie.
- La préparation des bons de commande pour les dépenses engagées par la Direction Générale
- La gestion de la flotte automobile, la commande de nouvelles voitures
- La négociation et gestion de la flotte de téléphone
- Le réapprovisionnement en fournitures de bureau, café, eau, petits équipements pour la filiale,
- La préparation et le suivi du budget et des dépenses de la Direction Générale

Les priorités et demandes arrivant à l’improviste, l’assistante de direction doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.

Compétences & qualités requises:

- Bonne présentation
- Excellente expression écrite & orale
- Bonnes aptitudes rédactionnelles et de communication
- Discrétion
- Bon niveau d’anglais (écrit & oral)
- Organisée
- Gestion des priorités
- Resistance au stress
- Bonnes connaissances des outils de bureautique (Word, Excel, Powepoint, Gmail)
- Curiosité et capacité à se former et prendre des initiatives

Niveau d’expérience souhaité

- Bac + 5
- + de 7 ans dans un poste équivalent

NB/ Le poste est basé à Mohammedia mais il est prévu un déménagement sur Bouskoura en Q1 2024.

Critères pour le poste: Assistante de Direction

Secteur d'activité:
- BTP
- Génie Civil
Fonction:
- Assistanat de Direction
- Services Généraux
Expérience: De 5 à 10 ans
Niveau d'étude: Bac +5 et plus
Contrat: CDI

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Détails de l'entreprise

Haladjian Maroc

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